Belege digital organisieren. Ohne Ordner.
Wie Sie Belege sammeln, ordnen und übergeben.
So kommen Ihre Belege vollständig in die Buchhaltung
Eine Buchhaltung ist nur so gut wie die Belege, auf denen sie beruht. Wer digital arbeitet, spart sich Ordner, Kopien und den Weg zur Post. Dafür braucht es eine klare Ordnung, die auch in vollen Wochen hält.
Welche Belege die Buchhaltung braucht
Dazu gehören alle Rechnungen, die Sie schreiben, und alle Rechnungen, die Sie erhalten. Hinzu kommen Quittungen, Verträge mit laufenden Zahlungen wie Miete oder Leasing und die Kontoauszüge Ihres Geschäftskontos. Auch Gutschriften und Stornos gehören dazu.
Ein eigenes Geschäftskonto erleichtert die Arbeit spürbar. Private und betriebliche Zahlungen bleiben getrennt, und jede Buchung auf dem Konto lässt sich einem Beleg zuordnen. Rückfragen werden dadurch seltener und kürzer.
Sammeln, sobald ein Beleg entsteht
Am einfachsten ist es, Belege sofort digital zu erfassen. Papierquittungen fotografieren oder scannen Sie direkt nach dem Einkauf, Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach geben Sie unverändert weiter. Wer erst am Monatsende sucht, findet selten noch alles.
Achten Sie darauf, dass Datum, Betrag und Aussteller gut lesbar sind. Thermopapier verblasst mit der Zeit, eine frühe Aufnahme schützt davor. Bei einer Bewirtung gehört auf den Beleg, wer bewirtet wurde und aus welchem Anlass.
Ein fester Rhythmus für die Übergabe
Übergeben Sie Ihre Belege in einem festen Rhythmus, etwa wöchentlich oder monatlich. Dann bleibt die Buchhaltung aktuell, und Rückfragen betreffen Vorgänge, an die Sie sich noch erinnern. Bei uns läuft der Austausch komplett digital. Fehlt etwas, meldet sich Ihre feste Ansprechperson.
Fragen zu digitalen Belegen
- Welche Belege brauchen Sie jeden Monat?
- Alle Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge des Monats, die Ihren Betrieb betreffen. Dazu kommen Verträge, sobald sich etwas ändert, etwa ein neuer Mietvertrag. Was in Ihrem Fall dazugehört, stimmt Ihre Ansprechperson zu Beginn mit Ihnen ab.
- Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
- Wir melden uns, sobald beim Buchen etwas fehlt oder unklar ist. Je früher eine Lücke auffällt, desto leichter lässt sich eine Kopie beim Aussteller anfordern. Bleibt ein Beleg verloren, besprechen wir mit Ihnen, wie sich der Vorgang nachweisen lässt.
- Kann ich mitten im Jahr auf digitale Belege umstellen?
- Ja. Wir klären im Erstgespräch, ab welchem Zeitraum der digitale Austausch beginnt, und richten ihn dann für Sie ein. Die Zeit davor ordnen wir gemeinsam, damit kein Zeitraum doppelt oder gar nicht gebucht wird.
Übergeben Sie uns Ihre Belege digital
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